会议室申请（线上）

（一）目的

会议室是学校开展各类会议、培训、讲座等活动的重要场所，合理安排和使用会议室对于保障学校各项工作的顺利进行具有重要意义。规范会议室的申请和使用流程，可确保会议室资源的有效利用，避免因会议室使用不当而影响学校工作的正常开展。

（二）适用范围

本流程适用于学校内部所有需要使用会议室的部门和个人。

（一）流程说明

1.发起流程

方式1：网上办事大厅（https://ehall.hsej.net/）--会议申请；

方式2：默认首页（https://oa.hsej.net/sys/portal/page.jsp）--会议管理--会议工作台--会议安排。

2.会议安排的一般原则：事先预约，按序安排。若存在时间冲突，按如下顺序调整安排：

①学校安排的全校性会议、学习、活动；

②学校安排的重要对外交流活动；

③各职能部处安排的校级会议和活动。

3.各单位在发起会议申请时，请在OA详细填写会议名称、会议时间、会议目的（非必填）、会议地点、参会人员等信息，如有校领导参会，请点击【展开其他字段】详细填写；

4.如会议地点非在系统中的指定地点，可手动输入；

5.参会人员若非本单位人员，请在外部参会人员中手动输入；

6.若会议时间、地点、人员等有变动，请及时进行会议更新；

7.各单位填报的学校会议（活动）将同步生成为电子版汇总表，在学校“【门户】测试”页面，打开页面上方“会议活动”栏目后即可查阅。