广州华商学院办公室是学校党政直接领导下的综合职能部门和办事机构。学校办公室围绕学校中心工作，发挥综合协调、参谋助手、督促检查和服务师生等职能，统筹负责学校行政公文办理、督查督办、综合协调、会务接待、来信来访、保密机要等工作，内设文秘科、综合科、信息管理科、综合档案室。学校法治办公室、医务室、车队挂靠在学校办公室。

学校办公室工作职责：

一、文秘工作：负责学校行政综合性文件的起草、审核、印发、归档工作；负责其他单位来文的签收、分发、归档等工作；负责学校对外报出文件的审核、印发工作。

二、综合事务：组织协调全校性大型活动、会议和学校领导重要日程安排；统筹协调全校性突发事件的应急处置；负责上级有关部门和兄弟单位来访的接待工作及对外联络工作；统筹安排学校会议室的管理使用、节假日人员值班安排等；协助抓好学校医务室和车队建设。

三、信息统计：统筹推进学校信息公务、校务公开工作；负责全校数据收集、统计、分析和管理工作；负责年检、年鉴、大事记的信息收集、撰写、编印工作；负责学校行政公章、校领导签名章等的保管、监印和二级单位行政公章的刻制审批、启用工作；负责出具介绍信、证明等公函等。

四、信访保密：负责处理和接待校内外师生群众来信、来电、来访的信息登记、呈送、转交、答复工作；做好“校领导接待日”的安排及记录；负责保密管理、保密检查、机要文件呈批处理、传阅和归档管理等工作；协助处理校园安全稳定工作。

五、督办督查：协调落实上级部门决策部署、决定指示等；督促各单位落实学校政策、决议等，督查重大事项执行落实情况。

六、档案管理：负责学校各类档案资料的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、查询、借阅、安全保护等工作。

文秘科工作职责：

1.负责组织起草学校行政重要文件（工作计划、总结、决议、纪要、讲话稿等），组织起草全校性行政规章制度；

2.负责上级机关和其他机关来文的签收、分发、传阅、清退、催办、督办、归档等工作；

3.负责学校内部行政公文的制发，包括学校行政上行文、平行文、下行文的审核、修改、送签、缮印、分发、立卷、归档等工作；

4.组织安排党政联席会议（校长办公会）、校务会议，做好会议议题收集、材料发放、会议记录、会议纪要撰写等工作；

5.负责学校行政工作、规章制度、决议、决策等的督查督办工作；

6.负责学校领导外出行程安排与协调落实服务工作，做好校长和其他校领导的事务性服务工作；

7.负责保密管理、保密检查、机要文件呈批处理、传阅和归档管理等工作；协助处理校园安全稳定工作；

8.负责处理和接待校内外群众来信、来访，及时转送至有关部门处理，督促相关部门在规定时间内将处理意见和处理结果反馈至学校办公室，并按期答复、报送；整理、存档信访处理结果及材料。

9.负责校领导接待日的安排、公布，做好“校领导接待日”的谈话记录，督促有关部门解决、落实有关问题；将师生群众集中反映的问题、困难进行汇总、分析，并及时上报学校领导；

10.做好学校领导和办公室主任交办的其他工作。

综合科工作职责：

1.负责做好全校性大型活动、行政会议以及行政领导召集的其他专门会议的会务工作；

2.负责学校领导公务用车、学校各项公务活动交通用车等的调度安排；负责学校车队司机的日常管理；

3.负责处置突发公共卫生事件的统筹协调、信息报送等具体工作；组织落实公共卫生安全工作的开展，对接属地街道、教育、疾控等部门；协助抓好学校医务室建设；

4.负责上级有关部门和兄弟单位来访的接待工作及对外联络工作；

5.负责全校假期、节日放假值班安排；负责接收并分发各类信函、报刊以及其他邮件；负责会议室管理及学校领导办公室钥匙管理；

6.负责办公室的经费管理、年度预算工作；负责办公室日常财务核算报销；

7.负责办公设备和文具用品购置配备、管理，固定资产申购、管理、报废等工作；负责定期印制办公室所需信笺、信封、红头纸等；

8.负责办公室考勤及人事相关统计报送工作；

9.做好学校领导和办公室主任交办的其他工作。

信息管理科工作职责：

1.负责做好学校信息统计、年检、年报工作；

2.负责全校数据收集、统计、分析和管理工作，组织填报各种报表，定期公布统计数据，撰写年检报告，向学校及办公室领导汇报学校情况分析；

3.负责学校印章、办公室印章的保管使用，负责校内各种印章的审核、制作、管理等工作；负责学校办学许可证、民办非企业单位登记证书、行政介绍信、证明信等证件、证明材料的管理和使用；

4.负责校领导所需信息的采集、筛选和通报工作，并协助领导就专题工作开展调查研究；

5.负责收集、编印学校动态信息、大事记、年鉴等；

6.做好学校办公室牵头负责的各类专项工作的材料准备、整理、报送等工作；

7.做好全校性信息公开工作；负责学校信息公开网和学校办公室网站的建设、日常管理及信息更新工作；

8.做好学校领导和办公室主任交办的其他工作。

综合档案室工作职责：

1.档案收集：负责对学校内部产生的各类档案资料进行收集整理，并收集有关学校历史的相关资料；

2.档案整理：对收集到的各种档案资料进行整理和编目，包括分类、排序、编制页码、装订、著录、装盒、上架等；

3.档案保管：负责对学校档案资料进行安全保管，落实八防工作（即防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光），确保档案的完整性和可靠性；

4.档案利用：为学校内部师生、各单位等提供档案查询、阅览、复制、借阅、防护等相关服务；

5.档案宣传：定期向校内各部门进行宣传，提升其档案意识，对外展示学校历史文化遗产的珍贵价值，推进学校文化遗产的保护和利用。