公务接待业务流程

（一）目的

为了进一步规范学校公务接待工作，切实提升各级接待服务保障能力，杜绝接待工作风险。

（二）适用范围

适用于校内各单位的接待活动。

（三）流程说明

1.收到来访通知

来访单位一般以来函或来电的方式联系我校对接单位。以来函方式联系的，呈报本单位领导批示；以来电方式联系的，须详细问询并记录相关信息（如：来访目的、来访时间、来访人员信息等），并呈报本单位领导批示。

2.审批接待任务

各单位负责接待工作的人员依据来函或来电信息，及时报送本单位负责人 ，结合本单位实际情况确定是否进行接待，并通过回函或致电的方式回复对方。校级接待需通过学校办公室报学校领导审批。

3.制定接待方案

接待任务审批通过后，可通过电话或邮件方式联系来访单位联系人，沟通问询来访的具体事宜（住宿要求、饮食要求、接送需求等），制定来校日程安排，包括日程表、会序、地点、来访单位领导名单、学校接待人员名单等。

4.报送接待方案

接待方案制作完毕后，各单位视具体情况报分管校领导或联系校领导审定。接待方案通过后，及时告知来访单位联系人。如对方单位来访出现临时变化，要及时调整并报领导知悉。

5.协调布置工作

按照接待方案，落实责任人，分工负责落实任务。

（1）出行安排。若对方单位需要协助提供交通工具的，要提前联系好车辆， 确保车况良好。

（2）住宿安排。根据需要及客人要求，要提前预定好住宿酒店并确定房间， 如遇重要宾客， 需提前办好入住手续，到酒店等候宾客入住。

（3）餐饮安排。提前与来访单位沟通好是否用餐， 确定就餐地点、就餐菜品等。用餐标准及陪同人员数量要严格执行我校公务接待管理办法。如客人在校时间较长需要多次就餐，接待单位可协助安排在校内餐厅、食堂就餐。

（4）车辆接送。根据情况合理安排接送车辆，要随时与对方联系人取得联系，掌握行程进度，有效控制对接时间，如有需要通知相关领导参与迎送。

（5）场地安排。如需召开座谈会，需提前做好会务工作，准备会议材料和会议用品，并在会前做好会议系统或设备的调试；如需进行校园参观，要提前与参观点联系，合理规划参观线路，及时提供参观点准确信息及相关背景资料，参观线路要尽可能体现学校校园文化、学术学科发展成就。

（6）安保协调。如遇重要宾客需要安保警戒，要提前联系学校后勤保卫部门，确定安保等级及安保路线。

（7）新闻报道。根据接待方案要求，提前做好相关会议记录及影像资料的留存，并做好后续宣传报道工作， 如有重要活动、来访等事项请提前告知学校党委宣传部。

6.保障接待连贯

各单位具体负责接待的工作人员要熟知接待方案， 涉及多个参观点的接待任务，要提前明确各参观点的对接人，保障接待任务连贯性，同时安排相应工作人员做好各环节流程的应急处置工作。

7.离校送行

各单位具体负责接待的工作人员按照接待方案安排送行工作，如涉及提供交通、餐饮等服务，请按照学校相关规定办理。

8.后续工作

接待任务完成后，认真做好信息反馈、资料归档等工作，做好财务整理和报销等工作。