各处、室、系（部）、馆：
为加强我院档案管理工作，实现档案管理的规范化和标准化。学院制定了《广东商学院华商学院档案管理实施细则（暂行）》和《广东商学院华商学院档案实体分类方案》二个文件，经学院研究同意，现印发给你们。希望各部门高度重视档案管理工作，做好档案的收集、整理、立卷和归档工作。
特此通知。
附件：1.广东商学院华商学院档案管理实施细则（暂行）；
2.广东商学院华商学院学院各类档案归档范围和保管期限表；
3.广东商学院华商学院档案实体分类方案。
二〇〇九年四月二日
附件：
广东商学院华商学院
档案管理实施细则（暂行）
第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，制定本细则。
第二条 档案是指我院从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。档案工作是学院工作的重要组成部分，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，是办好学院的重要基础工作之一。要加强对档案工作的领导和管理，使档案工作与学院各项工作协调发展。
第三条 学院办公室对全院各类档案实行集中统一管理。办公室设专人负责档案管理工作，各处、系（室）等部门配备一名兼职人员负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第四条 档案管理人员基本职责：
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策，严格执行上级和学院有关档案工作的各项规定，认真做好档案工作。
2、负责全院各类档案和有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管工作。
3、负责编辑档案参考资料，编制检索工具。积极开发档案信息资源。
4、负责对全院各部门兼职档案员的业务培训工作。
5、开展档案学术研究和交流活动。
第五条 学院档案室的建设要列入学院基本建设规划，要努力改善工作条件，尽快建成标准档案室，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第六条 归档的文件材料包括纸质、照片（胶片）、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。归档的重点以本院形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级单位发来的文、电及附件，上级来文中应以针对我院的指令性、指导性文件为主。
归档的文件材料要质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求。禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以利长期保存。归档材料应全部拆除金属物。归档的文书字迹（包括领导签发）一律用碳素墨水、毛笔、钢笔或中性笔填写。字迹要清晰，文稿上的各栏目均要填写清楚，领导签发要签全称，并签署日期。
各类档案的归档范围及保管期限，见附件。
第七条 案卷的归档
1、各部门在工作中形成的文件材料，需经文书处理人员（内勤）立成案卷后，才能向所综合档案室移交归档。
2、案卷归档时，应该编制好案卷移交目录，一式二份，一份随案卷归档，一份由移交部门保存。
3、文书处理部门向所综合档案室移交档案时，双方应认真办理接交手续，仔细进行查点和验收。
4、文件材料归档后，综合档案室再按有关工作程序进行分类与编目，使之便于查找和利用。
第八条 归档时间
1、按年度归档的党群、行政、外事、财会、总务等类文件材料要在次年六月底前归档。
2、教学部门、学生管理部门和能够按学年度归档的教学和学生管理档案材料，要在次年10月底前归档。
3、科研、基建、设备管理等部门，应在项目完成或在仪器设备到货后两个月内归档。
第九条 学院档案分类遵照国家教委教办［1993］429号《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》执行。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的主件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放一起，不得分开；文电合一。基本原则是：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此之间的有机联系，全面准确反映学院各职能部门活动的全过程，区别不同价值，便于保管利用。
第十条 档案管理人员要认真研究和改进档案保护技术，档案材料严禁涂改、勾划。对已损坏和字迹褪色的档案要及时修复和复制。定期做好保管期限已满的档案的鉴定工作，鉴定工作应在分管院长领导下进行。对已失去保管价值的档案由档案管理人员征得有关部门同意，登记造册，并报主管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，严禁销毁任何档案。
第十一条 健全档案借阅、安全、保密等各项规章制度，加强防范措施，维护档案安全。学院档案室保存的档案主要供本院内部利用。查阅、摘录、复制档案材料，必须按学院规定，严格履行审批手续。外单位需查阅时，必须持单位介绍信经院办主任同意后方可查阅。如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，需经主管院长批准。
第十二条 学院档案工作应严格执行档案规则，规范管理，建立检查、考核和评估制度，对在开发利用档案信息资源中做出显著成绩者予以表彰。
对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，严格按照国家政策法规予以处罚，追究其行政和法律责任。
第十三条 本《档案管理实施细则(暂行)》解释权归学院办公室，本细则自发出之日起实施。
